In einem vierteiligen Workshop mit dem Titel „Kreative Innovationsentwicklung mit Design Thinking“ wurden Verwaltungsmitarbeitende der OTH Regensburg eingeladen, gemeinsam ein internes Themenfeld zu beleuchten und anhand einer konkreten Fragestellung erste Umsetzungsideen zu entwickeln. Das Interesse der Mitarbeitenden war sehr groß, so dass die zur Verfügung stehenden Plätze rasch vergeben waren. Schnell einigte man sich im Teilnehmerkreis auf das Themenfeld der „internen Kommunikation“, bei dem jeder Verbesserungspotenzial sah.
Mit verschiedenen Innovationstechniken begleitete das Team des FIT-Labs an der OTH Regensburg den kreativen Prozess. Am Ende entwickelten die Teilnehmer:innen ein konkretes Umsetzungskonzept und visualisierten dies mittels Prototypen. Die Ergebnisse sollen nach dem Workshop umgesetzt werden, dafür engagieren sich die Teilnehmer:innen nun in einer Arbeitsgemeinschaft.
So verlief der Innovationsprozess im Detail
Vorbereitung ist alles
Der Pre-Workshop startete mit einer Einführung in die Welt und Methodik des Design Thinkings und Beispielen aus realen Projekten. Nach einer Kennenlernrunde in der jede:r Teilnehmer:in einen persönlichen Steckbrief erstellte, machte sich das achtköpfige, interdisziplinäre Team ans „Eingemachte“ – die Formulierung einer sogenannten Design Challenge, die den Startpunkt für jedes neue Projekt bildet. Dazu identifizierte die Gruppe eine Vielzahl an Herausforderungen, welche ihr in der alltäglichen Arbeit begegnen.
Ergebnis dieses Pre-Workshops war die Fragestellung, wie die grundlegende und bereichsübergreifende Informationsbeschaffung für OTH-Angehörige, die mit verwaltenden Aufgaben betraut sind, verbessert werden kann, da die Einblicke in die Arbeitsweise der anderen Bereiche oftmals fehlt und jede:r in der „eigenen Blase“ arbeitet.
Der Design-Thinking Prozess
An den darauffolgenden drei Donnerstagvormittagen entwickelte das Team entlang des Design Thinking Prozesses nutzerzentrierte Lösungsansätze für diese Challenge.
Startpunkt für die inhaltliche Auseinandersetzung der Thematik bildete die „Verstehensphase“, in der die definierte Fragestellung und deren Begrifflichkeiten semantisch analysiert wurde. So wurde ein einheitliches Verständnis im Team geschaffen und der Problemraum auf Basis eigener Annahmen abgesteckt. Um neben der persönlichen Sichtweise zur Herausforderung ein ganzheitliches Bild zu erhalten, wurden im nächsten Schritt anhand von Personas und einer Customer Empathy Map, die potenzielle Nutzergruppe genauer identifiziert und kennen gelernt. Auf Basis eines im Workshop erarbeiteten Interviewleitfadens führte das Team in Zweiergruppen, bis zum nächsten Termin, Interviews mit Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen.
Die „User Stories“ aus den einzelnen Gesprächen hielten wir im nächsten Workshoptermin mit Hilfe der Methode des strukturierten Storytellings fest. Nun wurden die persönlichen Sichtweisen der Teilnehmenden mit den Aussagen aus den Interviews zusammengebracht sowie die wichtigsten Erkenntnisse hervorgehoben und ausgewählt. Auf Basis der Golden Nugget Methode einigte sich das Team auf zwei Kernaussagen und konnte das Problem aus Sichtweise der Nutzergruppe nun neu als sogenannten „Point of View“ (PoV) definieren.
Dieser lautete: „Wie können wir OTH Angehörige, die mit verwaltenden Aufgaben betraut sind, dabei unterstützen, einen Überblick über Ansprechpartner:innen, deren Tätigkeitsbereiche und Erreichbarkeit zu erhalten und Kontaktpunkte zu schaffen, um souverän, effektiv und gut alleine und im Team zu arbeiten, sich untereinander zu vernetzen und sich dadurch der OTH Regensburg zugehörig zu fühlen?“
Dieser Satz bildete den Startpunkt für die Generierung von Lösungsideen. Im freien Brainstorming wurden alle Ideen gelistet, die den Teilnehmenden einfielen. Im nächsten Schritt wendeten wir die „Super Hero“ Methode an. In dieser bestimmt man andere Charaktere (z.B. Harry Potter) und versucht nun mit den neu erlangten Fähigkeiten/Wissen/Superkräften etc. neue Ideen und Ansätze zu entwickeln.
Nach ein paar Runden „Super Hero“ stellte das Team seine bisherigen Ideen im Plenum vor und entwickelte diese in Kombination in der nächsten Übung weiter. So entstanden ausgereifte Ideenskizzen, die nun aufgrund folgender Kriterien bewertet wurden: Wünschbarkeit (rot), Umsetzbarkeit (grün) und Verwertung (blau).
Das Team entschloss sich nach einiger Überlegung für die komplexere Idee und arbeitete diese in einem sog. Ideensteckbrief weiter aus. So hatte es sich das Team zur Aufgabe gemacht, ein Tool zu entwickeln, das den internen, aktiven Austausch von Informationen fördert und eine niedrigschwellige Kontaktmöglichkeit zwischen allen Mitarbeitenden der OTH ermöglicht. Der Mehrwert dieser Idee besteht darin, dass alle Infos zu Erreichbarkeit, Kernfunktionen, Tätigkeitsbereiche und auch der ein oder andere persönliche Aspekt zu sehen sind. Dies fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl, erleichtert den Austausch und baut Barrieren ab.
Im letzten Workshop wurde diese Idee nun in einen Prototyp überführt. Das Prototyping ist im Design Thinking ein zentraler Bestandteil. Die Akzeptanz und der Erfolg von Produkten und Dienstleistungen ist deutlich höher, wenn diese vorher mit der Zielgruppe getestet und noch bestehende Mängel oder unklare Fragen geklärt und dadurch verbessert werden können. Das Team teilte sich nun nochmals auf und jede:r entwickelte einen Prototyp für einen Bestandteil der Idee. Dass diese einzelnen Komponenten sich später so hervorragend zu einem großen Ganzen zusammenfügen ließen, stand bei diesem hochmotivierten, empathischen und fachlich kompetenten Team außer Frage.
Doch was wäre ein guter Prototyp, wenn er nicht getestet werden würde?
Nach einer kurzen Kaffeepause wurden die meisten der ehemaligen Interviewpartner:innen als Testpersonen wieder begrüßt. In einzelnen Break-Out Sessions, wurde den Testpersonen die Idee präsentiert und sie konnten wertvolles Feedback geben, Fragen stellen oder eigene Ideen zur Weiterentwicklung oder Umsetzung einbringen. Diese Aussagen hielten die Interviewteams innerhalb einer Bewertungsmatrix fest. Das Konzept kam bei allen Testpersonen sehr gut an. Dies spiegelte sich vor allem in der Rückmeldung wider, dass die tatsächliche Umsetzung einen sehr hohen Mehrwert liefern würde.
So geht es weiter
Genau die Umsetzung ist der Anspruch des Teams und so wurden zum Abschluss nächste Schritte definiert und festgelegt. Das Team erstellt nun eine Präsentation, die die gesamte Entwicklung von der Themenfindung bis zur getesteten Idee, beinhaltet. Diese Präsentation soll als Hilfestellung für Gespräche mit potentiellen Entscheidungsträger:innen dienen. Darüber hinaus möchte das Team als freiwillige Arbeitsgruppe bestehen bleiben und sich in der Umsetzung der Idee weiter engagieren. Ohne diesen Workshop hätten sich die Teilnehmer:innen in dieser Konstellation nicht kennen und schätzen lernen können. Besonders die wertschätzende und konstruktive Workshopatmosphäre, aber auch die Möglichkeit, abteilungsübergreifend so kreativ und kollaborativ zusammen zu arbeiten, wurde von den Teilnehmenden hervorgehoben.
So hat das Fit Lab-Team des Hochschulverbundes TRIO wieder mal gezeigt, wie vielfältig innovative Ansätze, wie z.B. Design Thinking, sein können und auch in der Hochschulwelt neue Wege und Möglichkeiten aufzeigen können, um Prozesse kreativ und innovativ zu verändern.
Text: Verena Brandl, Fit Lab OTH Regensburg